Permisos en Google Drive: cómo compartir sin perder el control

Los permisos de Google Drive deciden quién puede ver, comentar o editar tus archivos. Configurarlos bien te ahorra sustos: documentos editados por error, carpetas abiertas a cualquiera con el link o archivos que siguen compartidos con gente que ya no debería verlos. En este tutorial vas a revisar y ajustar los permisos de un archivo o carpeta en menos de 10 minutos.

Los 3 roles que tenés que conocer

  • Lector: puede ver el archivo, pero no comentar ni cambiar nada.
  • Comentador: puede ver y dejar comentarios o sugerencias.
  • Editor: puede modificar el contenido y, por defecto, también compartirlo con otros (el propietario puede desactivar esto).

Regla práctica: dá siempre el rol más bajo que alcance para la tarea. Si alguien solo tiene que revisar, alcanza con Comentador.

Paso a paso: compartir un archivo con una persona

  1. Entrá a drive.google.com desde la computadora.
  2. Hacé clic derecho en el archivo y elegí Compartir.
  3. Escribí el correo de la persona.
  4. Elegí el rol: Lector, Comentador o Editor.
  5. Si no querés que le llegue un mail, desmarcá la casilla de notificación.
  6. Hacé clic en Enviar o Compartir.

Paso a paso: revisar el "Acceso general"

Este es el ajuste que más problemas causa. Abrí Compartir y mirá la sección Acceso general:

  • Restringido: solo las personas agregadas pueden abrirlo. Es la opción más segura.
  • Cualquier persona con el enlace: cualquiera que tenga el link puede abrirlo sin iniciar sesión. �atil para material público, riesgoso para datos personales.
  1. En Acceso general, hacé clic en la flecha hacia abajo.
  2. Elegí Restringido si el archivo tiene información privada.
  3. Si lo dejás abierto con el enlace, elegí el rol Lector salvo que realmente necesites otra cosa.
  4. Hacé clic en Hecho.

Ojo con las carpetas: los permisos se heredan

Según la ayuda oficial de Google, el acceso que das a una carpeta se aplica a todos los archivos que contiene, y ya no podés darle a alguien menos acceso a un archivo puntual si tiene más acceso en la carpeta superior. Si necesitás permisos distintos, lo recomendado es crear una subcarpeta con acceso limitado y compartirla solo con quien corresponda.

Dos ajustes avanzados que conviene conocer

Desde Compartir �  Configuración (el ícono de engranaje), el propietario puede:

  • Impedir que los editores cambien permisos o compartan el archivo.
  • Impedir que lectores y comentadores descarguen, impriman o copien el archivo.

Errores comunes

  • Dejar documentos con DNI, CBU o datos de clientes en "Cualquier persona con el enlace".
  • Dar rol Editor a todos "por las dudas".
  • Compartir una carpeta entera cuando solo hacía falta un archivo.
  • No revisar los accesos cuando alguien deja un equipo de trabajo o un trabajo.

Tip rápido para hoy

Abrí tus 3 archivos más importantes de Drive, entrá a Compartir y fijate quién tiene acceso. Si ves gente que ya no corresponde, cambiale el rol o quitala. Te lleva cinco minutos y es una de las mejores prácticas básicas de seguridad en la nube.

Fuente oficial

Ayuda de Google Drive: Compartir archivos desde Google Drive

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